A Universidade Federal do Pará (UFPA) deu mais um passo para o fortalecimento da sua governança ao concluir o 6º Ciclo de Mapeamento de Processos (Cimapro), que foi realizado com foco em processos organizacionais da área de Assistência Estudantil da Instituição. Em reunião de encerramento realizada na manhã da última quarta-feira, 25 de junho, a Pró-Reitoria de Planejamento e Desenvolvimento Institucional (Proplan) apresentou os resultados do trabalho realizado nos processos de “Concessão de Auxílios, Bolsas e Serviços de Assistência Estudantil”, conduzido em parceria com a Pró-Reitoria de Assistência e Acessibilidade Estudantil (Proaes).
O mapeamento de processos é uma ferramenta fundamental para facilitar a análise, promover a padronização, melhorar a comunicação e identificar oportunidades de melhoria, resultando em maior eficiência e efetividade na prestação de serviços à comunidade acadêmica. A iniciativa, que se estendeu de outubro de 2024 a junho de 2025, está alinhada ao objetivo estratégico de “Melhorar e fortalecer a governança dos processos internos” do Plano de Desenvolvimento Institucional (PDI) da UFPA.
Durante o encontro, que contou com a presença de gestores e equipes técnicas de ambas as Pró-Reitorias, a Coordenadoria de Gestão de Processos da Proplan detalhou a metodologia e os produtos gerados. Após um esforço colaborativo que incluiu mais de 15 entrevistas e reuniões técnicas com as diretorias da Proaes e representantes de discentes, incluindo estudantes quilombolas, indígenas e pessoas com deficiência (PcD), o principal resultado apresentado foi a análise detalhada de seis processos prioritários da assistência estudantil: Programa Bolsa Permanência – MEC; Auxílio Emergencial; Acompanhamento Social e Psicoeducacional; Projeto de Acompanhamento do Desenvolvimento Discente (Procad); Tradução e Interpretação de Libras e Programa de Apoio Especializado e Individual (PAI).
Para cada um desses processos, foram elaborados Fluxogramas, Procedimento Operacional Padrão (POP) e o respectivo diagnóstico detalhado. O diagnóstico consolidou os “pontos críticos” e apresentou “sugestões de melhorias” de curto, médio e longo prazos identificados. Entre os desafios identificados, estão a necessidade de gerenciar múltiplos sistemas, a complexidade de procedimentos para os estudantes e a importância de ampliar a divulgação e o alcance dos serviços.As propostas de melhorias, muitas das quais já vêm sendo trabalhadas pela Proaes, incluem a automação de rotinas, a integração entre os sistemas Sigaest e Sigaa, o fortalecimento da comunicação com os estudantes e a criação de protocolos institucionais mais claros. Para o pró-reitor de Planejamento, Cristian Mayko Carvalho da Costa, “Este ciclo evidencia o compromisso da gestão com a eficiência e a transparência, otimizando recursos e, principalmente, qualificando o atendimento ao nosso corpo discente”.
Avanço Institucional – Um dos destaques do projeto foi o reconhecimento da excelência do trabalho em âmbito nacional. O artigo Transformação Digital na Assistência Estudantil: Análise do Sistema Gerencial de Assistência Estudantil (Sigaest) da UFPA, elaborado com base no ciclo, foi aprovado para apresentação no Workshop de Tecnologia da Informação e Comunicação das Instituições Federais de Ensino Superior (WTICIFES) 2025.
“Estamos empenhados em aprimorar continuamente os serviços de assistência estudantil e esse ciclo de mapeamento contribui para termos ainda mais domínio sobre nossas atividades”, pontuou o pró-reitor de Assistência e Acessibilidade Estudantil da UFPA, professor Ronaldo Araújo, que também aproveitou a reunião para parabenizar os servidores da Proaes e da Proplan pela qualidade do trabalho desenvolvido.
Ao final da reunião, foi reforçada a importância estratégica do sistema Sigaest para todos os processos da assistência estudantil e proposta, como encaminhamento futuro, a realização de um trabalho de mapeamento e melhoria focado no processo de “Cadastro e Manutenção de Discentes no Cadgest (Cadastro Geral de Assistência Estudantil)”, visando aprimorar ainda mais a base da política de assistência da Universidade. Os POPs e fluxogramas dos processos mapeados já estão disponíveis no Portal de Gestão de Processos da UFPA.
