A Universidade Federal do Pará (UFPA) continua avançando no mapeamento e na melhoria de seus processos organizacionais, alinhando-se aos objetivos estratégicos definidos no Plano de Desenvolvimento Institucional 2016-2025. Diversas unidades da UFPA, com o apoio da Coordenadoria de Gestão de Processos da Pró-Reitoria de Planejamento (Proplan), vêm desenvolvendo fluxogramas e Procedimentos Operacionais Padrão (POPs) de seus processos, que permitem maior clareza e eficiência nas atividades administrativas e acadêmicas.
A Diretoria de Almoxarifado e Patrimônio (DAP), da Pró-Reitoria de Administração (Proad), é um exemplo de como o mapeamento de processos tem proporcionado melhorias significativas. O mapeamento do processo de Recolhimento de Bens Permanentes Inservíveis, por exemplo, trouxe maior organização e clareza para a destinação de materiais que não estão mais em uso.
“O mapeamento nos permitiu otimizar as etapas das rotinas organizacionais, desde a solicitação de bens patrimoniais até a sua destinação final. Agora, temos uma visão mais clara de quem faz o quê, e os recursos são aproveitados de forma mais eficaz, o que resultou em mais agilidade e eficiência”, explica Davi Tiago Ribeiro, um dos servidores responsáveis pela implementação do mapeamento.
O mapeamento deste processo proporciona uma maior transparência, garantindo que as normas da gestão de patrimônio sejam atendidas, ponto essencial para uma gestão pública responsável. “O mapeamento de processos trouxe mais clareza sobre como o trabalho deve ocorrer e sobre os papéis e responsabilidades, facilitando a execução das atividades”, comenta Raimundo Nonato, diretor da DAP.
Agilidade e padronização no atendimento – Outro aspecto importante resultante do mapeamento de processos é a otimização no atendimento à comunidade acadêmica. A Ouvidoria da UFPA, um dos canais de diálogo entre a Universidade e toda a comunidade, implementou fluxogramas para organizar processos como os pedidos de Acesso à Informação, Triagem e Tratamento de Denúncias e outras manifestações (sugestões, elogios, solicitações e reclamações). Esses fluxos padronizados trouxeram mais clareza às etapas do atendimento e garantiram maior agilidade na resposta aos usuários.
“A criação dos fluxogramas e POPs permitiu uma comunicação mais clara com os usuários e uma melhora interna na organização das demandas. Com isso foi possível identificar melhorias na forma como a Ouvidoria se comunica com os usuários, permitindo respostas mais rápidas, padronizadas e com maior transparência, algo essencial para o funcionamento eficiente do órgão”, aponta Iraneide Rocha Freire, ouvidora da UFPA.
Otimização dos processos acadêmicos – Na esfera acadêmica, o Instituto de Geociências (IG) também está colhendo frutos com a adoção do mapeamento de processos em diferentes áreas como a de Gestão de Pessoas, na Coordenadoria de Planejamento, Gestão e Avaliação (CPGA) e na Secretaria Integrada de Graduação. “Eles são extremamente úteis para visualizar os processos de forma clara e ágil, permitindo uma gestão mais eficiente das nossas atividades”, ressalta a coordenadora da CPGA, Michela Mendes.
Já a servidora Aline Teixeira, da Divisão de Gestão de Pessoal do (IG), ressalta a importância do mapeamento na melhoria dos processos relacionados ao Plano de Desenvolvimento de Pessoal e à Progressão de Docentes. “Os fluxogramas contribuíram muito para que possamos padronizar atividades e, assim, aprimorar o desenvolvimento das nossas atividades rotineiras em Gestão de Pessoas”, destaca.
Na Secretaria Acadêmica, a criação de fluxogramas foi fundamental para facilitar a implantação da Secretaria Integrada de Graduação e a configuração do Sistema Sagitta, que gerencia as demandas dos discentes. Outro resultado efetivo dessa iniciativa, conjugado com o uso de sistemas digitais administrativos como o Sipac e o Sagitta, é a agilidade com que os processos tramitam e a transparência que permite aos interessados monitorar o fluxo de tramitação. Os POPs e fluxogramas são disponibilizados no próprio site do IG.
Transparência das ações – Outra unidade da UFPA que desenvolveu uma iniciativa de mapeamento de processos foi a Pró-Reitoria de Relações Internacionais (Prointer), ao mapear o processo de Parecer de Afastamento para Missão Internacional, que organiza a solicitação e aprovação da participação de docentes e servidores em missões e eventos internacionais. “Nosso objetivo com o mapeamento foi garantir que o processo de afastamento fosse claro para todos os envolvidos, desde a solicitação até a aprovação final, garantindo o reconhecimento da relevância da missão internacional”, explica Naima Comesanha e Silva, servidora da Prointer envolvida neste mapeamento.
Esses avanços, em diversas áreas da Instituição, demonstram como a implementação de mapeamentos e fluxogramas contribui para uma gestão mais clara, eficiente e transparente, impactando positivamente no fortalecimento e no aprimoramento dos processos organizacionais, e no desempenho administrativo e acadêmico da Universidade.
Aquelas unidades que ainda não iniciaram essas práticas de gestão de processos ainda podem desenvolver iniciativas semelhantes, com o apoio da Coordenadoria de Gestão de Processos da Proplan. A coordenadoria oferece suporte técnico por meio de materiais, palestras, capacitações e visitas técnicas, auxiliando no mapeamento e na implementação de melhorias nos processos organizacionais.
Para quem desejar conhecer mais sobre o tema, os fluxogramas e POPs já desenvolvidos e aprovados pelas unidades da UFPA estão disponíveis no Portal de Gestão de Processos da UFPA.